Functieomschrijving

Schoner en milieuvriendelijker afvalwater, de grenzen van microscopie verleggen om cellen beter te begrijpen, werken aan de batterij van de toekomst: dit zijn voorbeelden van innovaties die wetenschappers binnen onze faculteit Technische Natuurwetenschappen (TNW) onderzoeken. Wetenschappelijk onderzoek met grote impact op onze samenleving. Promovendi vervullen een sleutelrol in dit onderzoek. De faculteit heeft bijna 500 promovendi, oftewel PhD-kandidaten, die in 4 jaar hun promotietraject hopen af te ronden en dan de graad (PhD) behalen en de titel “doctor” mogen dragen.

Krijg jij energie van promovendi en hun begeleiders helpen bij de administratieve kant van het promotietraject? Ben jij in staat de reglementen snel eigen te maken zodat je duidelijkheid kunt bieden aan promovendi en hun begeleiders? Werk je graag zelfstandig en wil je toch onderdeel uitmaken van een fijn team? Dan zou deze baan wel eens een mooie uitdaging voor jou kunnen zijn! De Faculteit Technische Natuurwetenschappen is op zoek naar een enthousiaste en proactieve officer voor de Graduate School Office. De Graduate School Office is de plek waar allerlei administratieve en organisatorische processen rondom promotietrajecten samenkomen: de Graduate School Office zorgt dat de in-, door- en uitstroom van promovendi tot aan de verdediging van het proefschrift goed georganiseerd verloopt.

In deze functie ben jij, samen met je directe collega’s (de Coördinator Graduate School en de administratief medewerker), hét gezicht van het Facultaire Graduate School Office. Promovendi en hun begeleiders weten jou te vinden als eerste aanspreekpunt voor vragen, toelichting en ondersteuning bij het promotietraject. Als basis werkt de Graduate School met het promovendi-monitoringssysteem van de TU Delft, waarin met precisie de administratieve stappen in elk promotietraject worden verwerkt. Jouw taak is het om op sleutelmomenten te communiceren met de promovendi, zoals wanneer zij starten, bij hun Go / No Go gesprek, en wanneer het vierde jaar in zicht komt.

Daarnaast draag je bij aan activiteiten en bijeenkomsten voor en met betrokkenen van het PhD-traject, zoals de PhD council, de Supervisors council, en mentoren. Of het nu gaat om nieuwe inschrijvingen, doctoral education beoordelingen of eindrapportages: jij zorgt voor overzicht, accuratesse en continuïteit. En dat alles doe je niet alleen: je werkt binnen de afdeling Research Affairs in het team van de Facultair Graduate School office nauw samen met de Coördinator, de administratief medewerker, en de Directeur Graduate School. Samen zorgen jullie voor een sterke schakel tussen beleid en praktijk. Kortom: een afwisselende functie met verantwoordelijkheid, zelfstandigheid en impact.

Dit ga je doen als Graduate School Officer:

• Jij houdt overzicht en zorgt ervoor dat de monitoring van de voortgang van alle promotietrajecten, en daarbij horende acties, soepel en correct verlopen.
• Je bent een waardevolle steunpilaar voor de coördinator en de directeur van de Graduate School en houdt zicht op de voortgang van lopende promotietrajecten.
• Met jouw kennis van het promotiereglement en de administratie van promotietrajecten help je promovendi en hun supervisors overzicht te bewaren.
• Je bent het aanspreekpunt voor promovendi, hun begeleiders én de pedel – jouw communicatie is helder, klantgericht en professioneel.
• Je onderhoudt nauw contact met collega’s binnen de faculteit, waarbij jij de verbindende schakel bent die zorgt dat iedereen op één lijn zit.
• Zie je ruimte voor verbetering? Dan wacht je niet af: je denkt mee, neemt initiatief en helpt actief bij het implementeren van procesverbeteringen.
• Je bent goed op de hoogte van relevante regelgeving en universitaire voorzieningen, en je weet deze op een toegankelijke manier over te brengen.

Functie-eisen